基于B/S的人事局档案管理系统的设计与实现

武汉软件工程职业学院计算机学院李文蕙

摘要：人事局负责人才资源规划和管理，实现人事局档案管理系统，对于人事局档案管理意义重大。随着信息时代的到来，传统的人事档案管理已经跟不上时代的需求。我们需要工作效率高，安全性好的档案管理系统。借助信息化技术的大潮，基于B/S的人事档案管理系统的设计才有了诞生的风水宝地。实现档案信息化，档案管理系统必须实现很多功能，如系统登录、档案管理等功能。总而言之，对人事局档案管理系统工作进行研究，希望对于人事局档案系统的设计与实现具有一定的启示意义，人事局也能为人们提供更加便捷的服务。

关键词：B/S 档案管理 设计 实现

科技的进步促进网络技术的诞生，网络技术的诞生又为人事档案管理系统的设计和实现提供了条件。基于传统的档案管理模式，具有检索麻烦效率低，安全隐患多等不足之处。人事局势必要水水推舟，抓住数据信息化的时代潮流，构建新的人事局档案管理系统。设计人事局档案管理系统，需要从长计议，毕竟我国在计算机应用方面起步晚，和西方发达国家还有很大差距。事实上，在信息化建设方面，我们国家越来越重视，这也为人事局档案管理系统的设计提供良好的发展环境。基于B/S的人事局档案管理系统就是推动认识部门档案的信息化系统。通过构建人事部门的信息化建设，改编传统的人工操作的档案管理模式，转变为自动化信息处理管理模式，从而构建信息自动化的人事管理和档案管理制度。这对于提高人事部门的办公效率具有重大意义。简单来讲，基于B/S的人事局档案管理系统的开发，需要计算机技术、互联网技术、数字化处理技术和数据库技术的综合应用。同时，人事局是负责人才资源规划和开发的工作单位看主要为人才流动拟订政策法规，让人才流动更加规范合理。同时，它也负责机关工作人员的调配和安置工作。人事部门的重要性可见一斑。对于人事部门而言，档案管理系统的设计更是迫在眉睫。它的成功设计和实现，不仅能够实现档案管理的数据信息化，提供工作效率和档案的安全性，也能够为其他部门的信息化建设起到带头示范作用。

一、基于B/S的人事局档案管理系统的必要性

随着时代的进步，更新人事档案管理系统，就是为了提高人事档案管理工作的工作效率和服务质量。计算机和网络技术的发展，也为人事局档案管理系统的更新和改进提供了技术支持。在这个时代背景下，构建认识档案数据库，就可以简化工作程序，不需要工作人员手工检索，让数据信息化，从而简化工作流程，提高工作效率。

目前情况下，现有的自动化办公系统依旧采用基于C/S结构，这是一种需要在用户电脑上安装办公自动化的客户端，当系统需要升级的时候，HIA必须要在电脑上重新安装新版本的客户端。没有一定专业本领的人，很难做到这一点。系统升级原本是好事，因为安装麻烦，反而好事多磨。也有的办公自动化系统，软件稳定性差，用户体验不好。有时候，还会出现这样的情况，在发送会议通知的时候，系统出现延时问题，导致信息没有及时传达，从而延迟会议的正常举办[1]03。

针对这些问题，基于B/S的人事局档案管理系统的必要性，我们在设计人事局的档案管理系统中，应该有这样的设计思路。

首先，档案管理系统要采用B/S结构，这样在系统升级后，就不用再重新安装客户端，而用户只要在浏览器中输入相关网址，就能够访问系统。除了输入网址之外，还可以再计算机桌面上添加快捷方式，或者在浏览器中添加收藏书签，实现轻松便捷访问系统的用户体验。

其次，档案管理系统采用基于MVC结构，实现轻松维护系统的需要。换而言之，MVC结构的意义，就是当档案管理系统的某个模块需要升级的时候，可以针对性的进行升级，而不用大操大办，牵动整个系统。在实践过程中，升级部分系统的时候，不会涉及到代码修改的问题，由专门的技术人员操作，能够安全滴进行系统升级和维护。

最后，在构建档案管理系统的时候，一定要保障系统的安全运行。这就需要确保系统的代码质量了。在开发系统的时候，也要专门配置备份服务器，从而有一个专门备份的数据库，避免在档案管理系统中出现问题。

当然，基于B/S的人事局档案管理系统的设计，除了客观条件支持之外，人事局的工作人员同样需要。在档案管理过程中，工作人员需要进行人事档案信息录入、删除、修改等工作。这些工作占用大量的人力、物力。而新系统的构建，在录入和检索性方面都大大提高，轻轻松松提高人事局在档案管理方面的劳动量。同时，新系统的强大的统计功能也不可忽视。它能够根据系统数据库，产生人生统计，并且能够打印相关档案信息。在档案的安全性和保密性方面，人事档案管理系统的相关工作人员要设置权限[2]01。

总而言之，档案管理系统是人事部门提高档案管理效率，设计的信息化管理系统。它对人事部门的信息化建设具有重要意义，提高办事效率，节省物力、人力，为人们提供更好的服务。从这个意义上讲，基于B/S的人事局档案管理系统，是一项非常必要的工作。

二、基于B/S的人事局档案管理系统的模块设计与实现

1.系统登录模块

系统登录模块主要负责系统主界面的开启。它需要负责的内容有：进入系统登录界面、输入用户名密码、验证账号正误。账号验证成功之后，就能够登入系统主界面。如果不成功，需要重新输入密码，验证成功即可。当然，如果连续验证失败，账单登录将被暂时禁止。

2.档案管理模块

系统登录成功，进入系统主页面，就要面对档案管理模块了。通常来讲，档案管理模块需要负责的内容：系统登陆、填写并提交档案资料。提交成功，就直接进入数据库。提交失败、就要修改或者完善资料填写，完成之后继续提交。

3.权限管理模块

完成档案管理模块之后，就要进入权限管理模块了。权限管理模块负责的内容：登陆系统、查看用户权限、编辑用户授权选项、确认编辑、保存、修改。

4.查询统计模块

权限管理模块之后，就是查询统计模块。这一模块负责的主要内容有：登陆系统、输入查询条件，获取查询结果，之后可以进入查询统计模块。另外，档案管理系统人员还可以修改查询条件，从而完成查询[3]05。

在人事局档案管理系统中，查询统计模块是较为重要的组成部分之一，能够提高档案信息的查询效率，从而极大地提高人事局的工作效率，促进人事局档案管理的数字化进程。通过查询统计系统，档案信息实现文本到数字化的转变。当然，查询统计功能的实现，就是建立在系统数据库的基础之上的。

从数据库的角度分析，人事局档案系统的报表通常分为当前数据报表、历史数据报表、统计数值趋势变化的报表等类型。当然，人事局档案系统的报表，都是由系统自动调用数据库中的数据，加以计算，得出统计结果，从而完成报表的中自动生成。这些报表可以以数字化文档的形式保存到用户的电脑中，也可以使用打印机，打印成纸质资料。

5.后台管理模块

在人事局档案管理系统中，后台管理模块是整个系统的大仓库，为整个系统的正常运作提供功能支持。通常来讲，这些功能如下：

（1）日志记录和日志管理

进行档案信息系统操作，做好日志记录，非常有必要。具体来讲，对记录信息增加、删改、对某些重要档案的查询信息，也应该记录下来。日志记录的重要意义，就是能够为档案信息系统备份，在系统进行非法操作或者误操作的时候，可以未雨绸缪，进行实施跟踪和及时恢复。日志记录的主要内容有工作描述、登录时间、推出时间、业务板块、计算机名称等等。工作描述指的是用户在档案管理系统中的操作内容。另外，删除日志必须在领导审批之后，才能进行，以免出现误操作，删除有用信息。

（2）数据备份

对于网络资料信息，一定要使用备份服务器，确保系统数据的安全。毕竟，网络多奉献，系统一旦瘫痪 ，就会对系统数据的使用造成毁灭性影响。此时，通过备份服务器，可以确保系统的正常运行。这就要求相关工作人员，每天都要讲系统数据在备份服务器上备份。除此之外，在备份服务器上定期备份，也是非常有必要的工作。具体的操作方式如下，首先将备份服务器上的数据，转移到光盘上，然后将备份服务器上的无用数据删除。之所以这样做，就是抱着数据备份有足够的空间，降低数据备份的储存压力。

（3）用户管理

档案管理系统，一定要做好安全和保密工作。为了防止档案信息泄露，就要对系统采取用户管理功能。一般来讲，用户管理功能的主要内容有，对用户建立和删除，设置功能权限和机构访问权限。只有这样才能保证档案管理系统的安全和保密工作。具体来讲，创建用户就是按照用户信息，建立用户信息；删除用户，就要对系统中的现有用户进行删除，；功能权限设置，通过设置权限，对系统中的各个功能分配授权。总而言之，用户管理的意义就在于，提高档案管理的安全性和保密性。

（4）系统升级维护和重新安装

对于档案管理系统而言，系统数据安全是非常重要的。坦白讲，网络安全需要从系统整体设计角度考虑，除了软硬件之外，还需要一定的系统安全管理规范，这就需要建立数据备份。备份内容包括档案管理数据和数字化材料数据。这些工作需要专门的工作人员操作，在操作过程中，根据备份内容的不同进命名，如一星期备份一次，随时手动备份。系统还原和系统备份息息相关。当硬件遭遇病毒，或者出现损坏、误操作等情况时，利用备份文件，就不会对系统的正常运转造成影响[4]11。

总而言之，人事局档案管理系统的设计与实现是一个系统工程。档案管理系统的开发，有助于推动人事部门的信息化建设。在系统开发过程中，一定要遵循软件开发的要求，认真做好系统、数据库和程序等方面的设计工作。同时，即使系统开发结束，也不能掉以轻心，而应该严格按照系统设计的要求做，对系统的各项程序功能都仔细检测。只有这样，人事局档案管理系统才能够在将来使用过程中，拥有良好的用户体验。

参考文献

[1]何洋芳. 浅谈我国档案信息传播媒介的发展演变[J].云南档案. 2006(03)

[2]李洪喜. 以声像档案管理技术保护非物质文化遗产的思考黎明大学[J].档案学研究，机电兵船档案. 2009(01)

[3]冷静，张柏林. 声像档案的载体选择与转移复制[J].四川档案. 2002(05)

[4]成卫，张小川. “信息系统案例分析”课程教学改革与实践[J].重庆工学院学报. 2006(11)

李文蕙为武汉软件工程职业学院讲师，研究生。刘嵩为武汉软件工程职业学院高级工程师，研究生。谢日星为武汉软件工程职业学院副教授，高级工程师。